Die Einrichtung eines Remote Teams hat viele Vorteile. Es erfordert jedoch auch eine gute Planung, da sich Mitarbeiter und Management auf eine völlig neue Umgebung und Arbeitsweise einstellen müssen. Darüber hinaus hat es auch direkte Auswirkungen auf den Managementprozess. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie ein virtuelles Mitarbeiterteam führen, was zu beachten ist und was Sie auf keinen Fall vergessen dürfen.
Nach einer Untersuchung des Harvard Business Review haben erstaunlich viele Manager Probleme mit dem Management remoter Teams. Gleichzeitig sind die Mitarbeiter in diesen Teams der Meinung, dass ihr Arbeitgebern ihnen nicht genügend vertraut. Immerhin 40 % der Manager in der Studie gaben an, dass sie sich nicht zutrauen würden, ein Remote Team zu führen.
Was sind Remote Teams?
Unter einem Remote oder virtuellen Team versteht man eine Gruppe von Mitarbeitern, die an einem gemeinsamen Projekt arbeitet, dabei aber ausschließlich digital kommuniziert. Die einzelnen Teammitglieder können von völlig unterschiedlichen Orten und Zeitzonen aus arbeiten; die gesamte Arbeit findet online statt.
Unterschiede zwischen Remote und traditionellen Teams
Die Arbeit in einem Remote Team ist komplett anders als bei Mitarbeitern, die sich jeden Tag in einem Büro treffen. Die Tatsache, dass sich Teammitglieder nicht persönlich treffen bedeutet, dass sowohl Beziehungsmuster als auch Entscheidungsprozesse anders strukturiert sind. Die Kommunikation in einem Team läuft anders ab, da wir bei E-Mails oder Gruppenchats die Emotionen und die Körpersprache der sprechenden Person nie genau wahrnehmen können.
Das Management virtueller Teams unterscheidet sich ebenfalls deutlich von dem traditioneller Teams. Die verantwortlichen Teamleiter können die täglichen Aktivitäten oder selbst Meetings der Mitarbeiter nicht direkt kontrollieren. In der Teamführung können sie nur (oder hauptsächlich) auf Software und Tools zurückgreifen.
Nachfolgend haben wir eine Liste mit Best Practices für remote Teams zusammengestellt, die Sie bei der Leitung eines virtuellen Teams beachten sollten.
Bieten Sie Ihren Mitarbeitern zusätzliche Unterstützung
Ein richtiges Management remoter Teams heißt auch, den Mitarbeitern zusätzliche Unterstützung zu geben. Das Arbeiten von zu Hause aus ist nicht für jeden einfach zu bewerkstelligen, daher müssen Mitarbeitern zusätzliche Hilfe und Zeit eingeräumt werden. Stellen Sie sicher, dass sie verfügbar sind, wenn Ihre Mitarbeiter Sie brauchen. Regelmäßiger Kontakt hilft allen, die Tage und die Aufgaben besser zu strukturieren.
Teambuilding bei Remote Teams
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist sind Austausch und Zusammenwachsen des Teams. Wenn sich alle jeden Tag am gleichen Ort treffen, ist es relativ einfach, Beziehungen zwischen den Kollegen aufzubauen. Wenn man von zu Hause aus arbeitet, ist die Aufgabe ein bisschen komplizierter. Für neue Teammitglieder ist es besonders hilfreich, ein System von „Buddies“ oder „Guides“ zu etablieren. Kollegen, denen sie all die Fragen stellen können, die sie ihrem Chef nicht stellen wollen, und die sich die Zeit nehmen, ihnen die Tools und Abläufe zu zeigen. Es lohnt sich auch, regelmäßige Online-Treffen oder Spiele zu organisieren, die nicht mit der Arbeit zu tun haben. Wenn Sie überlegen, was sich dafür eignet, sehen Sie sich diese Liste unserer Lieblings-Online-Spiele an, die Sie ganz einfach mit Ihrem Team organisieren können.
Informieren Sie Ihr Team regelmäßig
Es ist definitiv eine gute Idee sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter gut informiert sind. Wenn man von zu Hause aus arbeitet und keinen persönlichen Kontakt mit dem Rest des Teams hat, kann der Informationsfluss schnell unterbrochen werden. Glücklicherweise gibt es viele Möglichkeiten, dieses Problem zu lösen. Sie können z. B. eine „Morgenpost“ mit einem Update an alle Teammitglieder senden, 10-minütige Stand-ups zu Beginn oder am Ende eines jeden Tages durchführen und natürlich wöchentliche Online-Meetings abhalten, bei denen jeder zu Wort kommt und die Möglichkeit hat, Fragen zu stellen.
Hilfe bei der Strukturierung des Tages
Bei Remote Teams haben die Mitarbeiter mehr Flexibilität und Freiheit. Manchmal führt dies dazu, dass Arbeit und Arbeitszeiten nicht klar abgegrenzt sind. Natürlich kann dies ein großer Vorteil sein, zum Beispiel, wenn einige Ihrer Teammitglieder in anderen Zeitzonen arbeiten. Andererseits laufen Mitarbeiter wirklich Gefahr einen Burnout zu bekommen wenn die Arbeitstage länger und länger werden. Gleichzeitig ist es leicht, sich ablenken zu lassen oder den Fokus zu verlieren, wenn man zu Hause arbeitet. Bei ALSO haben wir einen Leitfaden für Kollegen entwickelt, der sie dabei unterstützt, ihren Tag zu strukturieren, Aufgaben zu priorisieren und die Dinge effizient und effektiv zu erledigen. Und natürlich ist es genauso wichtig, dass Sie als Chef die Arbeitszeiten Ihrer Teammitglieder zu respektieren.
Trust and track
Vertrauen ist die Grundlage jedes guten Teams, erst recht, wenn es sich um ein virtuelles Team handelt. Glauben Sie an die Fähigkeiten Ihres Teams und versuchen Sie erst gar nicht, jeden Schritt Ihrer Mitarbeiter zu kontrollieren. Sie werden das schnell merken und anerkennen. Das heißt aber nicht, dass es kein Monitoring und kein Management des Teams geben soll. Die Erstellung von Dashboards mit klar definierten Zielen und messbaren KPIs ist sowohl für Ihr Team als auch für Sie selbst äußerst hilfreich, gerade wenn alle remote arbeiten. Beides zusammen wird dem ganze Team ein Ziel geben und die Zusammenarbeit und Produktivität deutlich verbessern.
Herausforderungen von Remote-Teams
Der Aufbau eines virtuellen Teams bringt einige Herausforderungen mit sich. Unzureichende IT-Infrastruktur, Technik und Software-Planung können ernsthafte Stolpersteine oder sogar Roadblocks sein. Daher müssen Sie bei der Planung eines virtuellen Teams sicherstellen, dass Alle einfachen Zugang zu Daten und Kommunikationskanälen sowie die richtige Ausstattung in ihren Home Offices haben, um nahtlos und effizient arbeiten zu können.
Erfahren Sie mehr über die ALSO SMB Remote Workplace Lösungen, die es kleinen und mittleren Unternehmen ermöglichen, remote zu arbeiten.
