Mit ALSO im Lösungsgeschäft
In nur acht Tagen, zwischen dem 16. und 24. Februar, realisierten die ANW Partner RUCKA Büromaschinen und Comp-Pro gemeinsam mit ALSO Enterprise Services den Roll-Out neuer Kassensysteme bei dem Filialisten Kiki Kids. Ein Projekt, bei dem viel Planung und Flexibilität gefragt war.
Erfolgreiches Networking beruht auf Vertrauen. Und man vertraut dem, den man gut kennt. Seit über 15 Jahren praktiziert das ALSO Network (ANW) die vertrauensvolle Zusammenarbeit seiner Mitglieder. Ein wesentliches Erfolgskriterium sind die regelmäßigen Treffen auf Geschäftsführungs- und Inhaberebene. Im vergangenen Herbst traf man sich auf Schloss Wolfsbrunnen, in der Mitte von Deutschland.
Weil der Weg von Bremen beinahe über Drakenburg führt, sind Holger Rucka, Inhaber des Bremer Traditionsunternehmens RUCKA Büromaschinen GmbH, und Enno Hübers, Geschäftsführer der Comp-Pro GmbH, gemeinsam angereist.Beide kennen sich aus dem ANW seit mehreren Jahren, spre-
chen über die Branche, das Geschäft und die Kollegen. Dieses Mal hat Holger Rucka allerdings ein konkretes Anliegen.
Sein langjähriger Kunde, die im Gastronomiebereich, Immobiliensektor und Veranstaltungsgeschäft aktive Bührmann Gruppe aus Bremen, wird 21 Filialen des Handelshauses Kiki Kindermode übernehmen. Bührmann möchte investieren, Firma RUCKA soll die IT, vor allem die der Filialen, schnell auf den neuesten Stand bringen. Neue, moderne Kassen sollen mit dem ERP-System im Rechenzentrum kommunizieren.
Ein komplexer Roll-out erfordert eine gute Planung
Weil Holger Rucka einen Teil der nötigen Kompetenzen im eigenen Unternehmen nicht darstellen kann, trifft es sich gut, dass er mit Enno Hübers unterwegs ist. Dessen Systemhaus beherrscht IT-Themen vom Client über IT-Security bis hin zum Rechenzentrumsbetrieb. Als sie am Schloss Wolfsbrunnen ankommen, haben sie einen Plan. Und sie stellen fest, dass ihnen ein wichtiger Partner fehlt: Die 21 Kiki Kindermode Filialen sind weiträumig über Deutschland verteilt. Das Netz reicht von Sylt im Norden bis Bamberg im Süden. Einige Filialen sind nur schwer zu erreichen, denn sie befinden sich auf Inseln: Borkum, Föhr, Norderney und eben Sylt. Wer hier etwas erledigen will, muss die Fährverbindungen berücksichtigen.
Den ursprünglichen Plan, den Roll-out über ANW Mitglieder vor Ort zu realisieren, verwarfen Holger Rucka und Enno Hübers schnell: „Dazu war das Projekt zu komplex, der Aufwand, Mitarbeiter aus vielen verschiedenen Unternehmen zu koordinieren, wäre viel zu hoch gewesen.“ Seinen Roll-out-Partner
fand die Firma Rucka dennoch – bei der ALSO:
ALSO Enterprise Services mit Sitz in Berlin ist auf die Erbringung von Dienstleistungen spezialisiert und verfügt über ein bundesweites Netz an Technikern.
In insgesamt 21 Filialen waren neue Kassensysteme, IPSec-Router, Multifunktionsdrucker und EC-Cash-Terminals zu installieren und in Betrieb zu nehmen. Anschließend sollten geschulte Key-User der Kiki Kindermoden das Filialpersonal in die neue Kasse einweisen.
Zwei Umstände machten den Roll-Out zusätzlich komplex:
Alle Filialen sollten auf IP umgestellt werden, die Telekom die Anschlüsse freischalten, die Router liefern, installieren und in Betrieb nehmen.
Zeitgleich mit der Installation sollte die jeweilige Filiale eine Inventur durchführen, damit das System sofort mit den korrekten Warenbeständen in Betrieb gehen konnte.
„Eigentlich war unsere Aufgabe einfach“, erinnert sich Falk Schwarzenberg, Head of Managed Enterprise Services bei ALSO Enterprise Services: Die Ware in der Filiale entgegennehmen, auspacken, in Betrieb nehmen und die Einweisung vor Ort vornehmen. „Die beiden ANW Partner hatten den Roll-Out sehr gut vorbereitet.“
Viel Flexibilität im Projekt gefragt
Enno Hübers und Holger Rucka hatten alle Komponenten konfiguriert, die Kassensoftware aufgespielt und an die Filialen verschickt. Nach einem ausgeklügelten Zeitplan sollten dort zunächst von der Telekom die Datenleitungen freigeschaltet und die Router installiert werden. Aber aufgrund aktueller Lieferprobleme bei der Telekom mussten die Systemhäuser für das Projekt sehr kurzfristig auf Fritz!Boxen ausweichen, die dann von der Telekom vor Ort nach Installationsanweisung aufgebaut und installiert wurden. Zum Start des Roll-out waren allerdings weder alle Fritz!Boxen korrekt installiert und konfiguriert noch die Datenleitungen an allen Standorten rechtzeitig verfügbar.
Und dann schickte der Anbieter der Kassensoftware drei Tage vor Roll-out – und lange nach dem Versand der Systeme – ein neues Image seiner Software. Das musste vor Ort auf die Kassen per Remote Installation aufgespielt werden. Der straffe Zeitplan war in Gefahr. Schließlich sollte der Roll-out den laufenden Betrieb in den Filialen möglichst wenig beeinträchtigen.
„Hier war Flexibilität gefragt“, sagt Falk Schwarzenberg. Seine Techniker übernahmen die Installation der falsch konfigurierten Fritz!Boxen. Zudem verbanden sie in Filialen, in denen die Datenleitungen noch nicht geschaltet waren, die Fritz!Boxen per Mobilfunk-Hotspot mit dem Rechenzentrum.
Dass die Regularien großer Einkaufscenter genau wie Fährverbindungen spontane Terminverschiebungen durchaus komplizieren können und Improvisationstalent erfordern, gehörte zu den Learnings des Projekts. „Unsere Mitarbeiter sind für das Systemhaus die Augen und Ohren vor Ort“. So konnten die Partner gemeinsam schnell reagieren und kritische Situationen beheben. In lediglich acht Tagen waren die Kassensysteme in 21 Kiki Filialen installiert und in Betrieb.
„Die Zusammenarbeit mit ALSO Enterprise Services hat sehr gut geklappt“, freut sich Holger Rucka, „ich gebe unserem Partner eine Eins mit Sternchen!“ Das dürfte nicht das letzte Projekt gewesen sein. Schließlich steht die nächste ANW Herbsttagung schon so gut wie vor der Tür.
