VON NULL AUF ONLINE IN 18 TAGEN!
Für uns bei der ALSO Deutschland GmbH ist Jahr für Jahr ein Event von herausragender Bedeutung: die Channel Trends+Visions, kurz CTV. Hier treffen sich jährlich etwa 5.000 Besucher und die Crème de la Crème der ITK-Branche. Es werden Produkte und Dienstleistungen von uns und unseren Herstellern präsentiert, es wird genetzwerkt, es wird gelernt, Vorträgen gelauscht und es wird gelacht.
Denn den Kopf in den Sand zu stecken, war zu keiner Zeit eine Option für uns. Eine Lösung musste her. Und zwar schnell, denn es waren nur noch 18 Tage bis zum geplanten Messestart. Eine wahnsinnige Herausforderung und ein perfekter Grund für einen Anruf bei der Eventagentur STR8 aus Hannover, die seit zehn Jahren unser Partner ist.
Das ist kein Dienstleister – das ist ein Partner, auf den man sich wirklich verlassen kann!
Erste Anfragen von STR8 bei bestehenden Onlineanbietern führten jedoch zu Absagen. Die Zeit sei zu knapp. Ein Rückschlag.
Aber sie sind eben bekannt dafür, die Ärmel auch dann hochzukrempeln, wenn alle anderen sie zweifelnd vor der Brust verschränken.
Stephanie Beckers, Geschäftsführerin bei STR8, erinnert sich:
„Unser Head of IT, Ingo Lorenz, dachte in einem unserer internen Meetings einfach laut: ,Sag mal – warum machen wir das nicht eigentlich selbst?‘ Und ich dachte: ‚Ja, warum eigentlich nicht?‘“
Eine Komplettlösung aus eigener Hand. Und alles unter den akeine Meetings, keine Reisen. Wie sollte das funktionieren?
3 ProjektleiterInnen aus dem ursprünglichen Eventteam, 3 ProgrammiererInnen, 1 Grafikerin und 1 Geschäftsführerin, sowie wechselnde weitere Teammitglieder packen es an und lassen ihre sonstigen Projekte für unsere CTV nahezu still stehen.
Es folgen 7.133 Minuten Video-Calls in der Vorbereitung im Team und mit uns als Kunde, 544 Minuten Video-Call während der Live-Messe, 87 leere Dosen Red Bull, 15 mögliche Lösungswege, 4 Sackgassen, 25 laute Flüche (2 davon nicht jugendfrei) – und am Ende ein noch lauteres Hurra. Denn tatsächlich hat die CTV pünktlich online stattgefunden und wurde ein voller Erfolg.
Für die Programmierung des Online-Events konnte STR8 dabei auf das hauseigen entwickelte System ray.seven zurückgreifen, über das seit Jahren das gesamte Teilnehmer- und Ausstellermanagement für die CTV läuft. Für die alle Beteiligten also ein All-Time-Favorite, aber ist das nicht etwas komplett anderes? Das Team von ray.seven betrat für uns ab jetzt absolutes Neuland.
Die Hürden auf dem Weg dahin waren nicht klein und hatten vor allem mit der technologischen Dimension zu tun, der Infrastruktur unter der Haube. Um die erwartete, hohe Besucherzahl bedienen zu können und über den kompletten Tag erreichbar zu sein, wurden beispielsweise Serverkapazitäten drastisch aufgestockt. Datenschutzbestimmungen mussten aufgesetzt werden, Telefonate mit Rechtsanwälten folgten, parallel mussten die Programmierer bei STR8 mit einer Vision starten.
Kein konkretes Briefing, keine wochenlange Testphase, volles Risiko – einfach machen!
„Wir mussten wirklich zeigen, was unsere Stärke ist: Hands-On-Mentalität und Improvisation!“, schmunzelt Stephanie Beckers stolz.
So fanden sich zwei Eventprojektleiter beispielsweise plötzlich auf dem Regiestuhl wieder, um aus virtueller Distanz Filmcontent für die Online-Veranstaltung aufzunehmen. Drei Entwickler arbeiten parallel an der Programmierung der Messeseite – eine enorme Herausforderung an das Teamwork.
Dem Ergebnis war keinesfalls anzusehen, dass es in Rekordzeit zusammengeschraubt werden musste.
Im Gegenteil: Nach 12 Jahren betreten wir mit der CTV erstmals virtuellen Boden und empfangen unsere Besucher am Freitag, 27. März, mit der gewohnten Mischung aus Erlebnis und Information. Die verschiedenen Bereiche und Ausstellerstände der Veranstaltung wurden von STR8 im Scribble-Look gestaltet. Eine bewusste Entscheidung um Raum für gutes „Kopf-Kino“ zu lassen. In diesen liebevoll detailreich skizzierten Umfeldern konnten sich die Besucher per Klick bewegen und die Programmpunkte abarbeiten, die sie auch auf unserer realen Messe genutzt hätten. Der Ausstellungsbereich mit 51 kurzentschlossenen Herstellern, unsere beliebte ALSO-Area mit 6 Ständen unserer hauseigenen Themen, Vorträge, Keynotes und Webinare mit der Möglichkeit zur Interaktion – alles war da und seinen Weg in die virtuelle Welt gefunden.
Ab 16 Uhr dann noch einmal Spannung im internen VideoCall mit STR8: Die Messe soll ihr „zweites Gesicht“ zeigen: Eine kleine virtuelle Aftershow als Reminiszenz an das beliebte Come-Together am Abend mit Discokugel und zwei weiteren Infotainment Vorträgen die ab 16 Uhr Live geschaltet werden. Klappt alles? Wird der programmierte Zeitstempel das Erscheinungsbild verändern, die Vorträge liveschalten? Werden alle Klickpunkte funktionieren? Die Uhr springt um, keiner spricht, geschäftiges Klicken, dann: Jubel! Erleichterung!
Unsere Klickzahlen und Aufenthaltszeiten zeigen:
Die virtuelle Messe wurde zu einem realen Erfolg – Besucherrekord! Jeder der mehr als 6.000 Besucher hörte im Schnitt rund 5 Vorträge oder Webinare und tätigte über 40 Klicks.
„Selbstverständlich freuen wir uns darauf, die CTV wieder als persönlichen Face-to-Face-Event zu veranstalten“, resümiert Fabian Jänsch, Marketingleiter bei ALSO, „aber die Online-Variante ist definitiv mehr geworden als eine Notlösung. Wir haben uns da in weniger als drei Wochen eine völlig neue Welt erobert. Und hatten mit STR8 in unserem Team einen wahnsinnig guten Guide.“