Mobile Workplaces:
Bring Your Own Device und Tablet statt PC
Mit dem rasenden Tempo der digitalen Transformation ändert sich auch die Arbeitswelt mit ihren Anforderungen und Ansprüchen ziemlich schnell. Laut der Studie „Arbeitsplatz der Zukunft“ von IDG Research Services sind nur 13 % der befragten Arbeitnehmer innerhalb der DACH-Region mit der technischen Ausstattung ihres Arbeitsplatzes zufrieden. Neben Cloud-Lösungen werden besonders neue Arbeitszeitmodelle und Homeoffice immer wichtiger.
Aber auch die immer lauter werdenden Wünsche nach Selbstbestimmung, Freiheit und Kreativität spielen eine große Rolle – der Job muss mit den individuellen Sehnsüchten der Mitarbeiter vereinbar sein, nicht mehr umgekehrt.
Unternehmen, die mit der Zeit gehen wollen, müssen folglich mitdenken und handeln, um die passenden Lösungen aus einem Pool von Möglichkeiten für den Arbeitsplatz der Zukunft zu finden.
„Arbeiten von überall“ klingt nach einem nachteilslosen Konzept für Arbeitgeber und -nehmer. Mit moderner Arbeitsplatz-IT aus der Cloud arbeitet es sich sicher, flexibel und effizient – auch mit mobilen Endgeräten von unterwegs. Eine Beschränkung von Applikationen gibt es nicht, jedes Gerät lässt sich verwenden.
Besonders praktisch: Die Möglichkeit einer zentralen Daten- und Softwarebereitstellung aus der Cloud heraus hält alle Arbeitsplätze rund um die Uhr aktuell. Neue Arbeitsplätze hinzufügen oder vorhandene verändern und abschalten klappt innerhalb weniger Minuten. Mobile Workplace-Lösungen sind prinzipiell für Unternehmen jeder Branche interessant. Besonders Abteilungen mit Fokus auf Kommunikation, PR, Social Media, Service, Kundensupport, Software-Entwicklung oder Verwaltung können davon profitieren.
Individualisierung mit BYOD (Bring Your Own Device)
Privat lieben wir es, die neuesten Geräte zu nutzen. Am Arbeitsplatz finden viele Arbeitnehmer eher das Gegenteil vor. Da liegt es doch eigentlich nahe, direkt mit den eigenen Geräten zu arbeiten, die häufig schneller und fortschrittlicher sind. Mit dem BYOD-Prinzip ist das möglich.
Wer jetzt denkt, mit einer Pro-BYOD-Entscheidung könnten schnell und einfach Kosten gesenkt werden, der irrt. Als Mittel zum Sparen taugt BYOD leider nicht, denn Wartungs- und Sicherheitsaufwand sind schlichtweg zu hoch. Der Fokus der Beweggründe liegt vielmehr auf Mitarbeiter-Zufriedenheit und Image-Verbesserung. Viele Unternehmen sind bereit, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine modernere und vor allem flexiblere Arbeitsumgebung zu bieten. Denn mit dem Einsatz privater Geräte lassen sich mehr unterschiedliche Work-Life-Balance-Modelle verwirklichen. Die individuelle Anpassung der Arbeitsumgebung an die Mitarbeiter-Bedürfnisse führt neben mehr Zufriedenheit automatisch auch zu einer Steigerung der Produktivität. Als Bestandteil einer Digital-Workforce-Lösung verbessert und modernisiert BYOD so auch Arbeitsabläufe.
Besonders Mitarbeiter der jüngeren Generation sprechen sich immer häufiger für das BYOD-Prinzip aus. Eigentlich logisch, wenn man bedenkt, dass sie mit intuitiv nutzbaren Technologien und leistungsfähiger Hardware aufgewachsen sind. Sich mit langsamen Geräten und komplizierter Software herumschlagen zu müssen, erscheint unnötig und umgehbar.
Die Hürden: Datenschutz und LizenzRechte
Mit einer privaten Lizenz für ein Office-Paket lässt sich nicht direkt mit dem Mobile Workplace durchstarten. Der Gebrauch von privater Software für unternehmerische Zwecke kann nämlich rein rechtlich gesehen zu Problemen führen. Arbeitgeber, die BYOD befürworten, müssen außerdem gewährleisten, dass auf den Geräten der Mitarbeiter berufliche und private E-Mails, Kontakte und Dateien immer sauber getrennt bleiben. Cloud-Dienste mit Browseranwendungen und unternehmenseigenem Mailserver sind in diesem Fall eine gute Lösung. Mitarbeiter können von beliebigen Geräten auf Dokumente zugreifen, während das Unternehmen jederzeit die Möglichkeit hat, Daten zu bearbeiten oder zu entfernen.
Bei BYOD sind Arbeitnehmer außerdem dazu verpflichtet, die vom Arbeitgeber vorgegebenen Infrastrukturen zur Datentrennung uneingeschränkt zu nutzen, z. B. Sandbox-Lösungen. Hält man sich nicht daran, klopft schnell rechtlicher Ärger an der Tür.
Tablet und Notebook statt Desktop-PC?
Mobilität hin oder her, sind Notebooks und Tablets überhaupt für einen andauernden Einsatz am persönlichen Arbeitsplatz geeignet?
Werden die tragbaren Geräte an fixen Arbeitsplätzen verwendet – sei es im Büro oder im Homeoffice –, müssen diese ergonomisch gestaltet werden, um eine dauerhafte Nutzung zu ermöglichen. Bei Laptops und Notebooks empfehlen sich Bildschirmarbeitsplätze mit Dockingstations. Eine externe Tastatur macht bei regelmäßigem Einsatz am Arbeitsplatz ebenfalls Sinn. Um die Bildschirmhöhe des Notebooks anzupassen, sollte in jedem Fall auch eine Konsole vorhanden sein.
Tablet-PCs haben ihre eigenen Anforderungen. Ausschlaggebend ist, ob es sich um Tablets für spezielle Anwendungen – z. B. zur Begutachtung von Schäden an Fahrzeugen – oder um Produkte, die für den Freizeitbereich gedacht sind, handelt. Eines steht von vornherein fest: Das Schreiben und Lesen längerer Texte ist mit Tablets eher unkomfortabel. Am stationären Arbeitsplatz eignen sich die Geräte höchstens als Ergänzung zum Bildschirmgerät. Auch die begrenzte Display-Diagonale schränkt die Nutzung bei der Arbeit ein. Für unterwegs und eine kurze Einsatzdauer sind beide Geräte jedoch selbstverständlich eine gute Alternative.
Deutschland ist noch nicht so weit
Im Vergleich zu Ländern wie Südkorea und Singapur, wo Digital Workplaces oder „Bring Your Own Device“ bereits fest etabliert sind, hinkt Deutschland ziemlich weit hinterher. Auch im europäischen Vergleich schneiden wir nicht besonders gut ab: Unsere niederländischen Nachbarn haben seit dem 1. Juli 2015 beispielsweise sogar ein Gesetz, das Arbeitnehmern das Recht auf Homeoffice einräumt. Auch bei den Schweden soll das Recht auf Heimarbeit schon stark diskutiert werden. Die notwendige Arbeitsplatz-Modernisierung, die unmittelbar mit der Digitalisierung zusammenhängt, läuft bei uns leider noch schleppend. Dass das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter der zentrale Ausgangspunkt zur Verbesserung von Servicequalität, Prozessoptimierung oder Innovationsförderung ist, ist angekommen, doch an der Umsetzung hapert es noch. Zunächst müssen umfassende Digital-Workplace-Konzepte entwickelt werden, die weit über Einzellösungen wie Firmenhandys hinausgehen.
Neue Endgeräte und Anwendungen einführen und das war’s?
Leider reicht das nicht! Nur mit modernen IT-Arbeitsplatzumgebungen lassen sich die immer anspruchsvoller werdenden Digitalisierungsziele realisieren. Um geeignete, ganzheitliche Lösungen zu finden, müssen deshalb auch die Budgets angepasst werden.
Der Wille, in moderne Konzepte zu investieren, ist in deutschen Unternehmen schon weitestgehend vorhanden. Doch Skepsis gegenüber Cloud-Sicherheit und flexiblen Nutzerkonzepten hemmt den Fortschritt noch immer. Statt reinem BYOD findet man daher häufig Kombinationen wie CYOD (Choose Your Own Device) oder COPE (Corporate Owned, Personally Enabled). Bei erster Variante können Mitarbeiter zwar nicht ihre eigenen Geräte verwenden, doch aus einer Palette von Hardware wählen. COPE bedeutet, dass die Geräte der Firma gehören, eine private Nutzung aber gestattet ist. Das sind definitiv Schritte in die richtige Richtung.
Was bringt die Zukunft?
Neben den offensichtlichen Vorteilen von Mobile oder Digital Workplaces werden die Nachteile in Zukunft wohl nicht unbedingt abnehmen.
Natürlich stehen Arbeitnehmern mehr Flexibilität und Freiheit zur Verfügung, doch die Grenzen zwischen Arbeit und Vergnügen verschwimmen immer mehr und die Trennung fällt schwerer. Der ständigen Erreichbarkeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kommt die Sache auch nicht gerade entgegen. Eine reine Neugestaltung der Arbeitsplätze ist somit nicht das Ende der Fahnenstange.
In Zukunft müssen mit dem Arbeitsumfeld auch die Arbeitsstrukturen angepasst werden, um langfristig Erfolge verzeichnen zu können. Die nächste Herausforderung: Hierarchien umstrukturieren, Gewohnheiten ändern und neue Gesetze im Sinne des Arbeitnehmerschutzes schaffen.
Es ist noch einiges zu tun!